Vilkår og personvern

1. Sammendrag (gjort enkelt)

2. Om avtalen

2.1 Parter

Denne avtalen («Avtalen») inngås mellom:

Leverandøren:
On-Ramp AS
Organisasjonsnummer: 922 211 264
E-post: kontakt@on-ramp.no
(«On-Ramp», «vi», «oss» eller «Leverandøren»)

Kunden: Den juridiske enheten som registrerer en konto i Numeriq eller på annen måte aksepterer denne Avtalen («Kunden», «du» eller «dere»).

2.2 Avtalens omfang

Avtalen regulerer Kundens bruk av Numeriq-plattformen («Tjenesten»), inkludert alle tilknyttede funksjoner, moduler, API-er, integrasjoner, oppdateringer og støttetjenester. Avtalen gjelder sammen med eventuell ordrebekreftelse, pilotavtale, tillegg eller særskilt databehandleravtale.

2.3 Aksept

Ved å opprette en konto, signere en pilotavtale eller på annen måte ta Tjenesten i bruk, aksepterer Kunden denne Avtalen i sin helhet. Kunden bekrefter å ha fullmakt til å binde den juridiske enheten Kunden representerer.

2.4 Definisjoner

• «Tjenesten» — Numeriq skybaserte plattform for automatisert kundekommunikasjon, bilagsinnhenting, påminnelser, AI-drevet chat (Chat Insight), kundedashboard, rapportering og tilknyttede tjenester.
• «Kundedata» — alle data, herunder personopplysninger, som Kunden eller Kundens brukere laster opp, registrerer eller på annen måte behandler gjennom Tjenesten, inkludert data hentet fra tilkoblede regnskapssystemer.
• «Sluttkundedata» — data knyttet til Kundens egne kunder (regnskapsbyråets klienter), herunder regnskaps-, transaksjons- og kontaktopplysninger som behandles gjennom Tjenesten.
• «Bruker» — enhver fysisk person som er autorisert av Kunden til å bruke Tjenesten under Kundens konto.
• «Sluttkunde» — Kundens egne kunder (typisk SMB-bedrifter) som mottar kommunikasjon fra eller interagerer med Tjenesten, herunder gjennom Chat Insight eller kundedashboardet.
• «Lisensavgift» — det månedlige eller årlige vederlaget Kunden betaler for Tjenesten i henhold til gjeldende prisplan.
• «AI-funksjoner» — funksjonalitet i Tjenesten som benytter kunstig intelligens, herunder Chat Insight og funksjoner drevet av Anthropic (Claude), OpenAI og xAI (Grok).
• «Tilkoblet regnskapssystem» — det regnskapssystemet Kunden har integrert med Tjenesten (f.eks. Tripletex, PowerOffice Go, Fiken eller 24SevenOffice) via API.

3. Tjenesten

3.1 Tjenestens innhold

Numeriq tilbyr følgende kjernefunksjonalitet:

a) Automatisk kundedialog og bilagsinnhenting: Tjenesten analyserer data fra Kundens tilkoblede regnskapssystem, identifiserer manglende bilag og dokumentasjon, og sender automatiserte forespørsler og påminnelser til Kundens sluttkunder via e-post, SMS eller andre konfigurerte kanaler.

b) Chat Insight: En AI-drevet chatfunksjon som gir Kundens sluttkunder mulighet til å stille spørsmål om sin egen økonomi — herunder saldo, MVA, fakturaer, kostnader og transaksjoner — basert på data fra tilkoblet regnskapssystem. Chat Insight er tilgjengelig 24/7.

c) Kundedashboard: Et visuelt grensesnitt som gir Kundens sluttkunder innsikt i egen økonomisk status, herunder nøkkeltall, forfallende poster, bilagsstatus og økonomirapporter.

d) Automatisk rapportering: Standardrapporter og tilpassede rapporter sendes automatisk til Kundens sluttkunder etter konfigurasjon.

e) Kundekort og oppfølgingsverktøy: Oversikt over bilagsstatus, påminnelseshistorikk og kundesignaler per sluttkunde.

3.2 Levering «som den er»

Tjenesten leveres «som den er» (as is) på det til enhver tid gjeldende funksjonalitetsnivå. On-Ramp garanterer ikke at Tjenesten er feilfri, uavbrutt, fri for bugs, sikkerhetshull eller tekniske mangler, eller at den til enhver tid oppfyller Kundens spesifikke krav utover det som er uttrykkelig beskrevet i Avtalen eller gjeldende tjenestebeskrivelse. On-Ramp fraskriver seg alle garantier, uttrykkelige eller underforståtte, i den utstrekning gjeldende lov tillater det, herunder garantier om salgbarhet, egnethet for et bestemt formål, nøyaktighet av resultater og ikke-krenkelse.

Kundens kontrollplikt: Kunden er til enhver tid selv ansvarlig for å kontrollere og verifisere at Tjenestens resultater, output, rapporter, AI-genererte svar, påminnelser og annen kommunikasjon er korrekte, fullstendige og i henhold til Kundens forventninger før de benyttes, sendes til sluttkunder eller legges til grunn for beslutninger. On-Ramp bærer intet ansvar for konsekvenser av resultater som Kunden ikke har verifisert.

Kundens varslingsplikt: Kunden forplikter seg til å varsle On-Ramp uten ugrunnet opphold — og senest innen fem (5) virkedager — dersom Kunden oppdager eller har grunn til å mistenke feil, bugs, unøyaktigheter, sikkerhetshull, uventet oppførsel eller andre mangler ved Tjenesten. Varsling skal skje skriftlig til kontakt@on-ramp.no med en rimelig beskrivelse av feilen og omstendighetene. Dersom Kunden unnlater å varsle i henhold til denne bestemmelsen, kan On-Ramp ikke holdes ansvarlig for tap som kunne vært unngått eller begrenset ved rettidig varsling.

3.3 Tilgjengelighet og vedlikehold

On-Ramp tilstreber høy tilgjengelighet for Tjenesten, men gir ingen garantert oppetid med mindre dette er avtalt i en separat tjenestenivåavtale (SLA). Planlagt vedlikehold varsles normalt med rimelig forvarsel. On-Ramp har rett til å gjennomføre nødvendig vedlikehold, oppdateringer og sikkerhetsoppdateringer uten forutgående varsel dersom det er påkrevd av driftsmessige eller sikkerhetsmessige årsaker.

3.4 Endringer i Tjenesten

On-Ramp kan når som helst endre, oppdatere, legge til eller videreutvikle Tjenestens funksjoner og brukergrensesnitt. Slike endringer gir ikke Kunden rett til oppsigelse, prisreduksjon eller kompensasjon.

Dersom On-Ramp fjerner eller vesentlig forringer kjernefunksjonalitet som Kunden aktivt benytter og betaler for, varsles Kunden minst tretti (30) dager i forveien. Kunden kan i slike tilfeller — og kun i slike tilfeller — si opp Avtalen med virkning fra endringens ikrafttredelse, forutsatt at oppsigelsen fremsettes skriftlig innen fjorten (14) dager etter mottak av varsel. Oppsigelsesretten gjelder ikke ved endringer som skyldes sikkerhetskrav, lovpålagte krav, endringer i tredjeparters API-er eller regnskapssystemer, eller ved tillegg av ny funksjonalitet. On-Ramp avgjør etter eget skjønn hva som utgjør kjernefunksjonalitet.

3.5 Ingen forpliktelse til retting, endring eller utvikling

On-Ramp er ikke forpliktet til å rette feil, fikse bugs, endre eksisterende funksjonalitet, legge til ny funksjonalitet, tilpasse Tjenesten til Kundens spesifikke ønsker, eller på annen måte videreutvikle Tjenesten i en bestemt retning. All utvikling, prioritering og veivalg for Tjenesten ligger utelukkende hos On-Ramp.

On-Ramp verdsetter samtidig Kundens erfaringer og innspill. Tilbakemeldinger, feilrapporter, endringsønsker og forslag til ny funksjonalitet mottas med takk og vurderes aktivt i den videre utviklingen av Tjenesten. Kunden anerkjenner imidlertid at slike innspill ikke medfører noen rett til implementering, prioritering, tidsplan eller kompensasjon — uavhengig av om innspillet faktisk tas i bruk. For behandling av immaterielle rettigheter knyttet til innspill, se punkt 7.2.

3.6 Integrasjoner med regnskapssystemer

Tjenesten henter data fra Kundens tilkoblede regnskapssystem via API-integrasjoner. On-Ramp er ikke ansvarlig for endringer, nedetid, feil eller begrensninger i tredjeparters API-er eller regnskapssystemer. Kunden er ansvarlig for å opprettholde gyldig tilgang (API-nøkler, autorisasjoner) til sitt regnskapssystem.

3.7 AI-funksjoner

Tjenesten omfatter AI-funksjoner drevet av flere AI-leverandører: Anthropic PBC (Claude), OpenAI og xAI (Grok). For AI-funksjonene gjelder følgende:

• AI-funksjoner leveres som et supplement til Tjenestens kjernefunksjonalitet og kan endres, oppdateres eller fjernes.
• Kundedata som behandles av AI-funksjonene, brukes ikke av AI-leverandørene til å trene eller forbedre AI-modeller. De respektive AI-leverandørenes kommersielle API-vilkår forbyr bruk av API-data til modelltrening.
• API-data kan lagres midlertidig av AI-leverandørene for sikkerhets- og misbruksovervåking i henhold til den enkelte leverandørs vilkår (typisk maksimalt 30 dager), og slettes deretter automatisk.
• AI-generert innhold er automatisk produsert og kan inneholde feil. Kunden er ansvarlig for å kontrollere og validere alle resultater fra AI-funksjonene før bruk.
• AI-funksjoner skal ikke benyttes til automatiserte enkeltbeslutninger med rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for registrerte, jf. GDPR artikkel 22, med mindre Kunden har etablert nødvendige tiltak og rettsgrunnlag.

3.8 Krav til regnskapsfaglig kontroll

Tjenestens automatiserte påminnelser og bilagsforespørsler sendes kun etter at Kunden (regnskapsføreren) har bekreftet at avstemming for den aktuelle perioden er gjennomført. Kunden er ansvarlig for å sikre at automatiserte henvendelser til sluttkunder er korrekte og rettidig, og at manuell kontroll gjennomføres der det er nødvendig.

4. Kundens rettigheter og plikter

4.1 Bruksrett

Kunden gis en ikke-eksklusiv, ikke-overførbar, tidsbegrenset rett til å bruke Tjenesten i samsvar med Avtalen og gjeldende prisplan. Bruksretten gjelder for det antall Brukere og sluttkunder som er angitt i Kundens abonnement.

4.2 Akseptabel bruk

Kunden skal:

• Sørge for at alle Brukere overholder Avtalen og gjeldende lovgivning.
• Ikke bruke Tjenesten til ulovlige formål, herunder lagring av ulovlig innhold.
• Ikke forsøke å omgå tekniske beskyttelsesmekanismer, dekompilere, reverse-engineere eller på annen måte tilegne seg Tjenestens kildekode.
• Ikke belaste Tjenesten urimelig gjennom automatiserte forespørsler, datautvinning eller lignende uten forutgående skriftlig samtykke fra On-Ramp.
• Holde påloggingsinformasjon konfidensiell og umiddelbart varsle On-Ramp ved mistanke om uautorisert tilgang.
• Sikre at bruken av Tjenesten overfor sluttkunder er i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, og at nødvendig informasjon og/eller samtykke er innhentet fra sluttkunder der dette kreves.

4.3 Kundedata

Kunden beholder alle rettigheter til Kundedata. On-Ramp har ingen eiendomsrett til Kundedata og vil kun behandle disse i henhold til Avtalen, gjeldende databehandleravtale og Kundens dokumenterte instrukser.

On-Ramp kan bruke anonymiserte og aggregerte data (som ikke kan tilbakeføres til enkeltpersoner eller Kunden) for å forbedre Tjenesten, utarbeide statistikk og utvikle nye funksjoner. Slike data anses ikke som Kundedata.

4.4 Sluttkunders bruk

Kunden er ansvarlig for at sluttkunder som gis tilgang til Chat Insight eller kundedashboardet, er informert om at de interagerer med en AI-tjeneste og om hvordan deres data behandles. Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger om sine sluttkunder.

5. Priser og betaling

5.1 Priser

Gjeldende priser fremgår av prislisten på numeriq.no eller i Kundens ordrebekreftelse. Alle priser er oppgitt eksklusiv merverdiavgift (MVA) og offentlige avgifter.

5.2 Fakturering

Lisensavgiften faktureres forskuddsvis for den valgte fakturaperioden (månedlig, kvartalsvis eller årlig). Faktura sendes elektronisk. Forfallsfrist er fjorten (14) dager fra fakturadato.

5.3 Prisendringer

On-Ramp kan endre prisene med minimum tre (3) måneders skriftlig varsel. Prisendringer trer i kraft ved neste faktureringsperiode etter varselsperioden. Dersom Kunden ikke aksepterer prisendringen, kan Kunden si opp Avtalen med virkning fra det tidspunkt prisendringen trer i kraft.

5.4 Forsinket betaling

Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven. Dersom betaling uteblir i mer enn tretti (30) dager etter forfallsdato, anses dette som vesentlig mislighold, og On-Ramp kan suspendere Kundens tilgang til Tjenesten med umiddelbar virkning. Ved inkasso mellom næringsdrivende påløper standardkompensasjon for inndrivelseskostnader i henhold til gjeldende forskrift.

6. Varighet og oppsigelse

6.1 Avtalens varighet

Avtalen løper fra aksepttidspunktet og gjelder så lenge Kunden har et aktivt abonnement.

6.2 Oppsigelse ved månedsabonnement

Kunden kan si opp månedlige abonnementer når som helst. Oppsigelsen får virkning ved utløpet av inneværende faktureringsmåned. Forhåndsbetalte beløp for ubrukt periode refunderes ikke.

6.3 Oppsigelse ved årsabonnement

Årsabonnementer fornyes automatisk for tolv (12) måneder om gangen. Oppsigelse skal skje skriftlig senest seksti (60) dager før utløpet av inneværende avtaleperiode. Forhåndsbetalte beløp for den gjenværende perioden refunderes ikke ved oppsigelse fra Kundens side.

6.4 Oppsigelse fra On-Ramps side

On-Ramp kan si opp Avtalen med tre (3) måneders skriftlig varsel. Dersom On-Ramp sier opp uten at Kunden har misligholdt Avtalen, refunderes forhåndsbetalte beløp forholdsmessig for den gjenværende perioden.

6.5 Heving ved vesentlig mislighold

Hver av partene kan heve Avtalen med umiddelbar virkning dersom den andre parten vesentlig misligholder sine forpliktelser og misligholdet ikke er rettet innen tretti (30) dager etter skriftlig varsel med spesifikasjon av misligholdet.

6.6 Konsekvenser ved opphør

Ved Avtalens opphør, uansett grunn:

• Kundens tilgang til Tjenesten opphører ved utløpet av oppsigelsesperioden.
• Automatiserte påminnelser og kommunikasjon til sluttkunder stoppes umiddelbart.
• Kunden gis en eksportperiode på tretti (30) dager etter opphørstidspunktet for å eksportere Kundedata fra Tjenesten.
• Etter utløpet av eksportperioden slettes alle Kundedata permanent, med mindre lovpålagt oppbevaring krever noe annet.
• Konfidensialitetsforpliktelsene i punkt 9 overlever Avtalens opphør.

7. Immaterielle rettigheter

7.1 On-Ramps rettigheter

On-Ramp beholder alle immaterielle rettigheter til Tjenesten, inkludert programvare, kildekode, design, dokumentasjon, varemerker og know-how. Avtalen innebærer ingen overdragelse av immaterielle rettigheter til Kunden.

7.2 Tilbakemeldinger

Dersom Kunden gir On-Ramp tilbakemeldinger, forbedringsforslag eller ideer knyttet til Tjenesten, kan On-Ramp fritt benytte disse uten kompensasjon eller forpliktelse overfor Kunden.

8. Ansvarsbegrensning

8.1 Ansvarsbegrensning

On-Ramps samlede erstatningsansvar under denne Avtalen er begrenset til direkte tap og skal under enhver tolvmånedersperiode ikke overstige et beløp tilsvarende tre (3) måneders Lisensavgift betalt av Kunden i perioden umiddelbart forut for hendelsen som ga opphav til kravet.

8.2 Fullstendig fraskrivelse av ansvar for indirekte tap

On-Ramp er under ingen omstendighet ansvarlig for noen form for indirekte tap, følgetap, spesielle tap eller avledede tap som Kunden, Kundens sluttkunder eller tredjeparter påføres, uavhengig av årsak, ansvarsgrunnlag eller om On-Ramp er blitt advart om muligheten for slike tap. Denne fraskrivelsen gjelder uavhengig av om tapet kvalifiserer som «direkte» eller «indirekte» etter kjøpslovens systematikk — avgjørende er oppregningen nedenfor.

Som tap On-Ramp ikke er ansvarlig for regnes blant annet, men ikke begrenset til:

• Tapt fortjeneste, tapte inntekter, tapte besparelser eller tapte forretningsmuligheter
• Tap grunnet driftsavbrudd, redusert produksjon eller nedsatt kapasitet
• Tap av data, herunder kostnader til rekonstruksjon av data
• Tap av goodwill, omdømme eller kunderelasjon
• Krav fra tredjeparter, herunder Kundens sluttkunder, klienter, leverandører, samarbeidspartnere, offentlige myndigheter eller andre
• Bøter, gebyrer, overtredelsesgebyr eller sanksjoner ilagt Kunden av offentlige myndigheter
• Kostnader til alternativ dekning, midlertidige løsninger eller erstatningssystemer
• Tap som følge av feil, forsinkelser eller mangler i automatisert kommunikasjon til sluttkunder
• Tap som følge av unøyaktig, ufullstendig eller misvisende AI-generert innhold
• Følgeskader og avledede tap av enhver art, uansett hvordan de oppstår

Denne oppregningen er ikke uttømmende. Partene er uttrykkelig enige om at fraskrivelsen i dette punkt 8.2 er et sentralt element i avtalebalansen og gjenspeiler at Lisensavgiften er satt tilsvarende lavt.

8.2.1 Kundens skadesløsholdelse

Kunden skal holde On-Ramp, dets eiere, styremedlemmer, ansatte og samarbeidspartnere fullstendig skadesløs for ethvert krav, tap, kostnad (inkludert rimelige advokatkostnader), erstatning, bot eller utgift som oppstår som følge av eller i forbindelse med:

• Kundens bruk av Tjenesten i strid med Avtalen eller gjeldende lovgivning
• Kundens behandling av personopplysninger gjennom Tjenesten
• Krav fra Kundens sluttkunder, klienter eller tredjeparter knyttet til kommunikasjon, påminnelser, rapporter eller AI-generert innhold levert gjennom Tjenesten
• Kundens manglende overholdelse av regnskapsfaglige krav, herunder unnlatt avstemming før aktivering av automatiserte påminnelser
• Innhold som Kunden eller Kundens brukere laster opp eller behandler gjennom Tjenesten

8.3 Særlig om ansvar knyttet til automatisert kommunikasjon

On-Ramp er ikke ansvarlig for konsekvenser som oppstår dersom automatiserte påminnelser eller bilagsforespørsler sendes til sluttkunder basert på ufullstendige eller uriktige data fra Kundens tilkoblede regnskapssystem, eller dersom Kunden ikke har gjennomført nødvendig avstemming før automatisering aktiveres.

8.4 Særlig om ansvar knyttet til AI-generert innhold

AI-funksjoner, herunder Chat Insight, kan produsere unøyaktige eller ufullstendige svar. On-Ramp er ikke ansvarlig for beslutninger som Kunden eller Kundens sluttkunder treffer basert på AI-generert innhold. Kunden er ansvarlig for å informere sine sluttkunder om at Chat Insight er en AI-tjeneste og at svarene bør verifiseres.

8.5 Unntak fra ansvarsbegrensningen

Ansvarsbegrensningene i punkt 8.1 og 8.2 gjelder ikke ved:

• Grov uaktsomhet eller forsett fra On-Ramps side.
• Ansvar som etter ufravikelig norsk lov ikke kan begrenses eller fraskrives.
• Brudd på On-Ramps forpliktelser knyttet til konfidensialitet (punkt 9) eller personvern (Del B og Del C).

8.6 Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for all bruk av Tjenesten under Kundens konto, herunder Brukeres handlinger, innhold som lastes opp, og kommunikasjon som sendes til sluttkunder. Kundens skadesløsholdelsesforpliktelse er nærmere regulert i punkt 8.2.1.

8.7 Reklamasjon

Krav under denne Avtalen må fremsettes skriftlig innen tre (3) måneder etter at parten ble kjent med eller burde ha blitt kjent med forholdet som gir grunnlag for kravet, og senest tolv (12) måneder etter at forholdet inntraff. Krav som ikke er fremsatt innen disse fristene, anses som tapt.

9. Konfidensialitet

Partene forplikter seg til å behandle all konfidensiell informasjon de mottar fra den andre parten i forbindelse med Avtalen som fortrolig. Konfidensialitetsforpliktelsen gjelder ikke informasjon som er eller blir allment kjent uten brudd på Avtalen, var kjent for mottakende part fra før, er mottatt lovlig fra tredjepart, eller er utviklet uavhengig av den mottakende part. Konfidensialitetsforpliktelsen gjelder i Avtalens varighet og i tre (3) år etter opphør.

10. Force majeure

Dersom oppfyllelsen av partenes plikter under Avtalen hindres av en ekstraordinær situasjon utenfor partenes kontroll, herunder krig, naturkatastrofer, pandemi, streik, lockout, alvorlige cyberangrep, offentlige påbud eller forbud, sanksjoner eller andre forhold som parten ikke med rimelighet kunne forutse eller overvinne («Force Majeure»), suspenderes den rammede partens forpliktelser så lenge hindringen varer. Den annen part skal varsles skriftlig uten ugrunnet opphold. Dersom Force Majeure-situasjonen varer i mer enn nitti (90) kalenderdager, kan hver av partene si opp Avtalen med femten (15) dagers skriftlig varsel. Force Majeure fritar ikke for betalingsforpliktelser som allerede er forfalt.

11. Endringer av Avtalen

On-Ramp kan endre Avtalen med minimum tretti (30) dagers skriftlig varsel til Kunden per e-post og/eller gjennom Tjenesten. Endringer som vesentlig påvirker Kundens rettigheter, varsles med minimum seksti (60) dagers varsel. Dersom Kunden ikke aksepterer endringene, kan Kunden si opp Avtalen med virkning fra det tidspunkt endringen trer i kraft. Fortsatt bruk av Tjenesten etter endringens ikrafttredelse anses som aksept av de oppdaterte vilkårene.

12. Overdragelse

Kunden kan ikke overdra Avtalen eller rettigheter under denne uten On-Ramps forutgående skriftlige samtykke. On-Ramp kan fritt overdra Avtalen til et konsernselskap eller i forbindelse med fusjon, fisjon, oppkjøp eller overdragelse av hele eller vesentlige deler av virksomheten, herunder overføring til et fremtidig dedikert Numeriq-selskap.

13. Delvis ugyldighet

Dersom noen bestemmelse i denne Avtalen kjennes ugyldig, ulovlig eller ikke kan gjøres gjeldende av en kompetent domstol eller myndighet, skal dette ikke påvirke gyldigheten eller rettskraften til Avtalens øvrige bestemmelser, som forblir i full kraft og virkning. Den ugyldige bestemmelsen skal erstattes med en gyldig bestemmelse som i størst mulig grad oppfyller det økonomiske og rettslige formålet med den opprinnelige bestemmelsen.

14. Lovvalg og tvister

Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister som oppstår i forbindelse med Avtalen, skal søkes løst ved forhandlinger mellom partene. Dersom partene ikke oppnår enighet innen tretti (30) dager, kan tvisten bringes inn for de alminnelige domstoler med Oslo tingrett som avtalt verneting.

15. Behandlingsansvarlig

On-Ramp AS er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som beskrevet i punkt 16–17 nedenfor (egne forretningsformål). For personopplysninger som inngår i Kundedata og Sluttkundedata, opptrer On-Ramp som databehandler på vegne av Kunden, som er behandlingsansvarlig for egne data, jf. punkt 23.

Kontaktinformasjon:
On-Ramp AS
Organisasjonsnummer: 922 211 264
E-post: kontakt@on-ramp.no

16. Hvilke personopplysninger behandler vi, og hvorfor

16.1 Kontoadministrasjon og levering av Tjenesten

16.2 Kundesupport

16.3 Markedsføring og kommunikasjon

16.4 Analyse og forbedring

17. AI-behandling av personopplysninger

Når Kunden, Brukere eller sluttkunder benytter AI-funksjoner i Numeriq (herunder Chat Insight), kan personopplysninger som inngår i forespørselen bli overført til én eller flere av følgende AI-leverandører for behandling:

• Anthropic PBC (San Francisco, CA, USA) — Claude API
• OpenAI, LLC (San Francisco, CA, USA) — OpenAI API
• xAI Corp. (San Francisco, CA, USA) — Grok API

Om behandlingen

• AI-leverandørene opptrer som underdatabehandlere på vegne av On-Ramp.
• AI-leverandørene behandler data utelukkende basert på On-Ramps instrukser i henhold til gjeldende databehandleravtaler.
• Ingen av AI-leverandørene bruker data fra sine kommersielle API-er til å trene eller forbedre AI-modeller.
• API-data kan lagres midlertidig av AI-leverandørene for sikkerhets- og misbruksovervåking (typisk maksimalt 30 dager), og slettes deretter automatisk.
• Forespørsler som flagges for brudd på en AI-leverandørs brukspolicyer, kan lagres i lengre perioder i henhold til den aktuelle leverandørs vilkår.

Overføringsgrunnlag

Overføring av personopplysninger til AI-leverandører i USA sikres gjennom EUs standardkontraktsklausuler (SCCs), modul 2 (behandlingsansvarlig til databehandler) og modul 3 (databehandler til underdatabehandler), samt EU-US Data Privacy Framework der dette er relevant.

Behandlingsgrunnlag

Nødvendig for oppfyllelse av avtale (art. 6(1)(b)) når Kunden aktivt tar i bruk AI-funksjonene. AI-funksjonene er integrert i Tjenestens kjernefunksjonalitet (Chat Insight, automatisk bilagsanalyse), men Kunden kan konfigurere omfanget av AI-bruk.

18. Mottakere og underdatabehandlere

On-Ramp deler personopplysninger med følgende kategorier av mottakere:

Ved endringer i underdatabehandlere varsles Kunden minst fire (4) uker i forveien.

On-Ramp deler ikke personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål uten den registrertes uttrykkelige samtykke.

19. Overføring til tredjeland

Kundedata lagres primært på Google Cloud i EU (europe-west1, Belgia). On-Ramp har konfigurert ressurslokasjonsbegrensninger for å sikre at data ved hvile forblir innenfor EU/EØS.

Når AI-funksjoner benyttes, kan personopplysninger overføres til AI-leverandører i USA (Anthropic, OpenAI og/eller xAI). Denne overføringen er sikret gjennom:

• EUs standardkontraktsklausuler (SCCs), inkorporert i de respektive AI-leverandørenes databehandleravtaler.
• EU-US Data Privacy Framework, der relevant.
• Supplementære tekniske tiltak, herunder kryptering i transitt (TLS 1.2+) og ved hvile (AES-256).

On-Ramp foretar ingen overføring av personopplysninger til tredjeland utover det som er dokumentert i punkt 18, med mindre Kunden har gitt sitt forutgående skriftlige samtykke.

20. Lagring og sletting

On-Ramp lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det angitte formålet:

Ved opphør av kundeforholdet slettes Kundedata i henhold til punkt 6.6. Personopplysninger som On-Ramp er rettslig forpliktet til å oppbevare, lagres i tråd med lovpålagte krav.

21. Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du følgende rettigheter i henhold til GDPR:

Rett til innsyn (art. 15): Du har rett til å få vite om vi behandler personopplysninger om deg, og i så fall få tilgang til opplysningene samt informasjon om behandlingen.

Rett til retting (art. 16): Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet uten ugrunnet opphold.

Rett til sletting (art. 17): Du har rett til å kreve sletting av dine personopplysninger dersom opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet, du trekker samtykke tilbake, du protesterer og det ikke foreligger tvingende berettigede grunner, eller opplysningene er behandlet ulovlig.

Rett til begrensning av behandling (art. 18): Du har rett til å kreve at behandlingen begrenses i visse tilfeller, for eksempel mens vi vurderer en innsigelse.

Rett til dataportabilitet (art. 20): Du har rett til å motta personopplysninger du har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, og å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig.

Rett til å protestere (art. 21): Du har rett til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse (art. 6(1)(f)), inkludert direkte markedsføring. Dersom du protesterer mot direkte markedsføring, vil behandlingen opphøre umiddelbart.

Rett til å trekke samtykke: Dersom behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke samtykket tilbake når som helst uten at det påvirker lovligheten av behandling som allerede har funnet sted.

Rett til å klage til tilsynsmyndigheten: Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernregelverket.

Slik utøver du dine rettigheter: Henvendelser rettes til kontakt@on-ramp.no. Vi besvarer henvendelser innen tretti (30) dager. Dersom henvendelsen er kompleks, kan fristen forlenges med ytterligere seksti (60) dager. Du vil i så fall bli informert innen den opprinnelige fristen.

22. Sikkerhetstiltak

On-Ramp har implementert følgende tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger, i samsvar med GDPR artikkel 32:

Tekniske tiltak

• Kryptering av data i transitt (TLS 1.2 eller høyere) og ved hvile (AES-256)
• Tofaktorautentisering (2FA) tilgjengelig for alle brukerkontoer
• Sikker passordhashing med moderne algoritmer (bcrypt/Argon2)
• Logisk dataseparering mellom kunder
• Automatisk sikkerhetskopiering med kryptert lagring
• Sårbarhetsskanning og sikkerhetsoppdateringer
• Tilgangsstyring basert på minste privilegium-prinsippet
• API-nøkler til tilkoblede regnskapssystemer lagres kryptert

Organisatoriske tiltak

• Konfidensialitetsavtaler med alle ansatte og leverandører
• Intern opplæring i personvern og informasjonssikkerhet
• Rutiner for håndtering av sikkerhetsbrudd
• Regelmessig gjennomgang av tilganger og tilgangsrettigheter
• Prosedyrer for vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) for ny funksjonalitet

23. Databehandleravtale

Når Kunden lagrer personopplysninger i Numeriq (Kundedata og Sluttkundedata), er Kunden behandlingsansvarlig og On-Ramp er databehandler i henhold til GDPR artikkel 28. Følgende vilkår utgjør partenes databehandleravtale.

23.1 Formål og omfang

On-Ramp behandler personopplysninger i Kundedata og Sluttkundedata utelukkende for å levere Tjenesten i henhold til Avtalen og Kundens dokumenterte instrukser. On-Ramp skal ikke behandle Kundedata eller Sluttkundedata for egne formål.

23.2 Typer personopplysninger og registrerte

Kategoriene av registrerte og typer personopplysninger bestemmes av Kunden og avhenger av hvordan Kunden bruker Tjenesten. Typiske kategorier inkluderer:

• Kundens ansatte/brukere: Navn, e-postadresser, telefonnumre, stillingstitler, innloggingsinformasjon.
• Kundens sluttkunder (regnskapsbyråets klienter): Bedriftsnavn, organisasjonsnummer, kontaktpersoners navn, e-postadresser, telefonnumre, økonomiske data (transaksjoner, saldoer, bilag, fakturaer, MVA-data) hentet fra tilkoblet regnskapssystem, Chat Insight-samtalehistorikk, og andre opplysninger Kunden velger å behandle gjennom Tjenesten.

23.3 On-Ramps forpliktelser som databehandler

On-Ramp skal:

• Kun behandle personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Kunden, med mindre behandlingen kreves av EU-rett eller norsk rett.
• Sikre at personer med tilgang til personopplysningene er underlagt konfidensialitetsforpliktelse.
• Implementere passende tekniske og organisatoriske tiltak som beskrevet i punkt 22.
• Bistå Kunden med å oppfylle sine forpliktelser overfor registrerte (rettigheter etter GDPR kapittel III).
• Bistå Kunden med å overholde forpliktelsene i GDPR artikkel 32–36 (sikkerhet, bruddmelding, DPIA og forhåndsdrøfting).
• Etter Kundens valg, slette eller tilbakelevere alle personopplysninger etter at Tjenesten er avsluttet, og slette eksisterende kopier, med mindre EU-rett eller norsk rett krever oppbevaring.
• Gjøre tilgjengelig for Kunden all informasjon som er nødvendig for å påvise at forpliktelsene i GDPR artikkel 28 er overholdt, og tillate og bidra til revisjoner og inspeksjoner.

23.4 Melding om brudd på personopplysningssikkerheten

On-Ramp skal varsle Kunden om brudd på personopplysningssikkerheten uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer etter at On-Ramp ble klar over bruddet, slik at Kunden har mulighet til å oppfylle sin plikt til å melde bruddet til Datatilsynet innen 72 timer, jf. GDPR artikkel 33. Varselet skal, så langt mulig, inneholde opplysningene som kreves etter GDPR artikkel 33 nr. 3.

23.5 Bruk av underdatabehandlere

On-Ramp har Kundens generelle forhåndsgodkjenning til å benytte underdatabehandlere. Godkjente underdatabehandlere ved avtaleinngåelse er:

On-Ramp inngår skriftlige avtaler med alle underdatabehandlere som pålegger tilsvarende personvernforpliktelser som denne databehandleravtalen.

23.6 AI-spesifikke bestemmelser for underdatabehandling

For behandling gjennom AI-funksjoner gjelder i tillegg:

• Personopplysninger skal ikke brukes til modelltrening av AI-leverandørene.
• AI-relaterte forespørsler og svar kan logges midlertidig av AI-leverandørene for sikkerhetsformål (typisk opptil 30 dager).
• Kunden godkjenner at On-Ramp kan bruke irreversibelt anonymiserte data for å evaluere og forbedre AI-funksjonenes ytelse.
• On-Ramp skal bistå Kunden med å gjennomføre personvernkonsekvensvurdering (DPIA) for AI-bruk dersom Kunden ber om dette.

23.7 Endringer i underdatabehandlere

On-Ramp skal varsle Kunden minst fire (4) uker før en ny underdatabehandler tas i bruk. Kunden har rett til å protestere skriftlig innen to (2) uker etter mottak av varsel. Dersom Kunden protesterer og On-Ramp ikke kan imøtekomme innsigelsen, kan Kunden si opp Avtalen med virkning fra det tidspunkt den nye underdatabehandleren tas i bruk.

23.8 Overføring til tredjeland

On-Ramp skal ikke overføre personopplysninger til land utenfor EU/EØS uten at det foreligger gyldig overføringsgrunnlag i henhold til GDPR kapittel V. Gjeldende overføringer er beskrevet i punkt 18 og 19.

23.9 Revisjon

Kunden har rett til å gjennomføre, eller engasjere en uavhengig tredjepart til å gjennomføre, revisjon av On-Ramps etterlevelse av denne databehandleravtalen. Revisjon skal varsles med minimum tretti (30) dagers skriftlig varsel og gjennomføres på en måte som ikke urimelig forstyrrer On-Ramps drift. Kostnadene ved revisjon bæres av Kunden, med mindre revisjonen avdekker vesentlige brudd fra On-Ramps side.

23.10 Varighet

Databehandleravtalen gjelder så lenge On-Ramp behandler personopplysninger på vegne av Kunden. Ved opphør av Avtalen gjelder punkt 6.6 om sletting og eksport.

24. Vårt syn på samtykke

On-Ramp behandler samtykke som en rettighet, ikke en formalitet. Vi innhenter samtykke kun når det er det riktige behandlingsgrunnlaget, og vi gjør det enkelt å gi, forstå og trekke tilbake samtykke. Vi bruker aldri forhåndsavkryssede bokser, skjulte samtykker eller samtykkemurer (cookie walls).

25. Når vi ber om samtykke

Markedsføring per e-post: Vi sender nyhetsbrev og markedsføringskommunikasjon kun til personer som har gitt aktivt, uttrykkelig samtykke. Samtykke innhentes ved separat avkryssingsboks (ikke forhåndsutfylt) ved kontoopprettelse eller gjennom eget påmeldingsskjema. Du kan når som helst trekke samtykke ved å klikke «Avmeld» i e-posten eller kontakte oss.

Ikke-nødvendige informasjonskapsler (cookies): Analyse- og markedsføringscookies plasseres først etter at du har gitt aktivt samtykke via vår samtykkebanner, jf. punkt 26.

Særlige kategorier personopplysninger: Dersom Kunden, ved bruk av Tjenesten, velger å registrere særlige kategorier personopplysninger (f.eks. helseopplysninger), er det Kundens ansvar som behandlingsansvarlig å sikre gyldig behandlingsgrunnlag, herunder eventuelt samtykke fra de registrerte.

26. Informasjonskapsler (cookies)

26.1 Hva er informasjonskapsler

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på din enhet når du besøker vår nettside eller bruker Tjenesten. Vi bruker også lignende sporingsteknologier (lokal lagring, piksler).

26.2 Strengt nødvendige informasjonskapsler

Følgende informasjonskapsler er nødvendige for at Tjenesten skal fungere og krever ikke samtykke i henhold til ekomloven § 3-15 annet ledd:

26.3 Analysecookies (krever samtykke)

Dersom du samtykker, bruker vi analysecookies for å forstå hvordan Tjenesten brukes, slik at vi kan forbedre brukeropplevelsen. Ingen analysecookies plasseres før du gir samtykke.

26.4 Markedsføringscookies (krever samtykke)

Dersom du samtykker, kan vi bruke markedsføringscookies for å vise relevant innhold og måle effekten av markedsføringskampanjer. Ingen markedsføringscookies plasseres før du gir samtykke.

26.5 Slik gir og trekker du tilbake samtykke

Ved første besøk vises en samtykkebanner med likeverdige valg:

• «Godta alle» — aktiverer analyse- og markedsføringscookies
• «Bare nødvendige» — kun strengt nødvendige cookies plasseres
• «Tilpass» — lar deg velge per formålskategori

Avvisning av ikke-nødvendige cookies krever ikke flere klikk enn aksept. Avvisningsknappen har samme visuelle vekt som akseptknappen, i tråd med Datatilsynets krav.

Du kan når som helst endre dine samtykkevalg via lenken «Administrer informasjonskapsler» i bunnteksten på alle sider. Tilbaketrekking av samtykke er like enkelt som å gi det. Eksisterende cookies slettes ved tilbaketrekking.

26.6 Tredjeparts sporingsteknologier

On-Ramp bruker ingen tredjeparts sporings- eller annonsepiksel i Tjenesten uten forutgående samtykke. Eventuelle tredjepartsskript som brukes (f.eks. støttechat, analytikk) aktiveres kun etter samtykke for den relevante kategorien.

27. Krav til gyldig samtykke

Alle samtykker innhentet av On-Ramp oppfyller følgende krav i henhold til GDPR artikkel 4 nr. 11 og artikkel 7:

• Frivillig: Samtykke er aldri en forutsetning for tilgang til Tjenestens kjernefunksjonalitet.
• Spesifikt: Samtykke innhentes separat for hvert formål.
• Informert: Samtykkeforespørselen angir tydelig formålet med behandlingen, hvilke opplysninger som behandles, hvem som behandler dem, og retten til å trekke samtykke tilbake.
• Utvetydig: Samtykke gis gjennom en klar, bekreftende handling. Stilltiende, forhåndsavkrysset eller passiv aksept utgjør ikke gyldig samtykke.
• Dokumenterbart: On-Ramp logger samtykker med tidsstempel, formål, samtykkegiver og metode.
• Enkelt å trekke tilbake: Samtykke kan trekkes tilbake like enkelt som det ble gitt, uten negative konsekvenser.

28. Endringer i personvernerklæringen og samtykkepolicyen

On-Ramp kan oppdatere Del B og Del C i dette dokumentet for å gjenspeile endringer i vår praksis, lovgivning eller Datatilsynets veiledning. Ved vesentlige endringer varsles du aktivt per e-post og/eller gjennom Tjenesten minst tretti (30) dager i forveien. Nye elementer i erklæringen fremheves tydelig. Oppdatert versjonsdato angis øverst i dokumentet.

29. Kontakt oss

For spørsmål om denne Avtalen, personvern, eller for å utøve dine rettigheter:

Generelle henvendelser:
On-Ramp AS
E-post: kontakt@on-ramp.no

Personvernhenvendelser:
E-post: kontakt@on-ramp.no

Vedlegg: Rettslige referanser